Au vu du nombre de listes de tâches que nous avons un peu partout sur un peu tous les sujets, elles doivent avoir un grand intérêt. C’est certainement pour cela qu’on en parle dans la plupart des formations de gestion du temps ou qu’elles sont souvent conseillées comme de bonnes habitudes à prendre pour être plus organisé, pour devenir plus efficace, pour améliorer sa productivité. Mais de là à dire que les listes de tâches sont efficaces au point que nous réalisons toutes les tâches que nous y notons, il y a un pas de géant !
Comment les listes de tâches peuvent-elles nous gâcher la vie ?
Commençons par le positif. L’énorme intérêt des to-do listes est de nous vider la tête, et ça ce n’est pas rien. Nous nous sentons plus léger-es après nous être désencombré-es de ce qui nous encombrait la tête.
J’avais tellement de sympathie pour elles que, dans un élan pour éviter le franglais au retour d’expatriation, je les avais baptisées les toudoux listes.
Pendant mes années de salariat, j’avais ma liste électronique pour les tâches professionnelles. Et je gardais mes tâches personnelles dans ma tête, je ne sais pas trop pourquoi, pour éviter d’être lue peut-être. Résultat, je consacrais beaucoup trop de temps à mon travail.
En devenant entrepreneure, je suis passée à la liste de tâches unique et ça c’était un sacré progrès, ça me permettait d’avoir une vision globale de ma vie, et de faire des choix pour mieux équilibrer les différents domaines.
Une seule liste pour tout, c’est forcément une longue liste.
Etant une global-détail, je la consultais régulièrement. Voilà ce qu’il se passait :
. Le matin : « ah oui, quand même, j’en ai des choses à faire, la journée s’annonce laborieuse », et la journée était comme imaginée, laborieuse.
. Pendant la journée : « il faudrait quand même que tu avances sur plusieurs tâches aujourd’hui », et je passais d’un sujet à l’autre, sans en finir aucun. Pire je privilégiais les petites actions pour me donner l’impression que j’en avais fait davantage ! Pire que pire, je rajoutais de nouvelles tâches à ma liste. C’est tellement facile de rajouter une tâche, tellement plus facile que d’effectuer une tâche !
. En fin de journée : « whaou, la liste est plus longue que ce matin, je suis vraiment lente, pas efficace, pas top, nulle ! » Je n’ai qu’une seule envie c’est de cacher ma liste sous l’ordinateur et de quitter mon bureau. Résultat : la soirée est gâchée car je repense à tout ce que j’ai à faire, le sommeil n’est pas très réparateur.
Ainsi vont les jours de l’entrepreneure sous l’emprise de la to-do list : elle profite peu du moment présent, elle est rarement joyeuse, son cerveau cogite en permanence, elle doute de ses capacités, tous les ingrédients sont réunis pour réussir la recette de l’échec ! Et l’échec s’installe durablement, car notre petite voix intérieure renforce le schéma perdant au point que nous pensons que nous sommes une personne qui est mauvaise pour gérer son temps et sa vie !
Quel est le piège des listes de tâches ?
Le challenge quotidien est d’abattre sa to-do list, en barrant toutes les taches effectuées, en en barrant le plus possible.
Du coup, typiquement, nous commençons par les taches urgentes type répondre au mail d’un tel ou retourner l’appel d’une telle et hop déjà 2 tâches effectuées. Puis nous enchainons avec les tâches faciles comme vérifier ses réseaux sociaux et ranger son bureau et hop encore 2 tâches de plus que nous barrons dans notre liste. La journée commence vraiment bien, la liste commence à être bien « barrée ». Mais quelle heure est-il quand on se décide à travailler sur le gros dossier de la semaine ? Trop tard pour ce matin, envoyons quelques mails ou emails, faisons une nouvelle tâche devenue urgente ou gérons des imprévus et on verra le gros dossier après le déjeuner. Nous connaissons la suite de la journée de travail, et la place que prend la procrastination.
En fait, les listes de choses à faire nous donnent l’illusion que nous sommes productifs alors qu’elles nous distraient. Le verbe distraire vient du latin distrahere, tirer en divers sens. Nous nous laissons distraire du sens le plus important vers lequel nous voudrions tirer, prioriser, avec un travail efficace sur certaines tâches choisies. Nous ne nous rendons pas vraiment compte que nous sommes en train de perdre du temps.
Qui plus est, les listes de tâches nous coûtent cher en temps et en énergie car elles nous incitent à effectuer beaucoup d’actions et à agir dans l’urgence. Le contraire de travailler avec efficacité et de gagner du temps et de la productivité.
Et elles nous procurent une satisfaction limitée car nous surinvestissons sur les actions peu gratifiantes à faible valeur ajoutée.
Vive l’emploi du temps de la semaine idéale !
C’est la lecture de Priorités aux priorités de Stephen Covey qui m’a mise sur la voie d’une meilleure manière de gérer mes tâches, la voie de l’emploi du temps de la semaine idéale.
Pour nous libérer de la tyrannie de la liste des choses à faire, nous devons dire non à l’habitude de regarder notre liste pour nous dire ce que nous devons faire. Et remplacer cette habitude par celle d’établir un emploi du temps pour la semaine.
Tenir un planning semble simple, mais la plupart des gens ne le font pas, ou ne le font pas efficacement. Ils inscrivent une ou deux réunions sur leur calendrier et laissent le reste en blanc. Une meilleure approche consiste à utiliser décider ce que nous allons faire et quand nous allons le faire.
Planifier à l’avance comment nous allons investir notre temps est le seul moyen fiable de connaître la différence entre la traction (ce que vous nous avons dit que nous ferions) et la distraction (tout autre chose !).
La tenue d’un calendrier n’est pas seulement utile pour les tâches liées au travail. Nous allouons aussi du temps pour entretenir nos relations importantes et pour investir en nous-mêmes, en notre santé, en notre culture.
La pratique de l’emploi du temps de la semaine idéale corrige les trois défauts de la gestion de la journée et du temps par une liste de choses à faire.
Une meilleure image de soi qu’avec les listes de tâches
Tout d’abord, le fait d’être un créateur d’horaires plutôt qu’un créateur de listes de tâches permet d’avoir une meilleure image de soi. Nous sommes assez incapables de prédire le temps qu’il nous faudra pour accomplir une tâche, d’où notre incapacité habituelle à terminer les tâches de nos listes de choses à faire. Alors arrêtons de nous autoévaluer par rapport aux tâches que nous avons finies ! En lieu et place, mesurons plutôt si nous avons fait ce que nous avions dit que nous ferions, pour la durée que nous nous étions donnée, et sans distraction. Dans mon cas je vais par exemple mesurer si j’ai bien écrit pendant 90 minutes consécutives – ou 3 pomodoro – et sans interruptions sur le sujet choisi. Ecrire un article était pendant longtemps une chose parmi tant d’autres sur ma toudoux liste et j’y parvenais rarement. Aujourd’hui j’ai des blocs de temps dédiés à l’écriture dans mon emploi du temps de ma semaine idéale… et je vous offre plus d’articles !
Moins de distractions
Deuxièmement, contrairement à une liste de choses à faire, le fait de décider à l’avance de la manière dont nous allons investir notre temps entraîne moins de distractions. Un emploi du temps nous permet de rester sur la bonne voie en ajoutant la contrainte d’une période de temps fixe. Lorsque nous savons que nous n’avons qu’une heure pour travailler sur une tâche, l’essentiel surgit plus vite, nous devenons et restons plus concentrés au lieu de nous laisser aller, de nous étaler. Pour reprendre l’exemple de mes blocs de temps d’écriture, je ne m’interromps que pour boire quelques gorgées d’eau, j’évite ainsi de me déshydrater.
Plus de plaisir à chaque moment
Enfin, l’utilisation d’un horaire redonne du plaisir à la vie en nous évitant le sentiment désagréable que nous devrions être ailleurs ou en train de faire autre chose. Nous vivons intensément et savourons l’instant présent, que ce soient les moments de travail ou les moments de loisirs. Nous profitons enfin pleinement de nos loisirs sans culpabiliser. Si nous avons prévu du temps pour être en famille ou pour faire du sport, nous ne devrions pas être en train de nous « distraire » au travail ! Par exemple, quand je médite, je ne dois pas me laisser distraire par mes articles…
De l’importance de faire évoluer son emploi du temps
L’emploi du temps de la semaine idéale nous permet de gagner en efficacité, d’être plus productif, de mieux gérer notre organisation personnelle et d’équilibrer notre vie. Nos envies et nos besoins évoluent, c’est pourquoi nous faisons évoluer notre emploi du temps pour qu’il soit et reste au service de notre vie. Sans quoi nous pouvons avoir la sensation d’une vie déséquilibrée.
Si vous êtes prêt à mettre en place votre propre emploi du temps de votre semaine idéale, je peux vous offrir mon accompagnement lors d’un entretien gratuit de 30 minutes, choisissez le créneau qui vous convient ICI.